Akta osobowe w 2019 r.

Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zakłada nowy podział dokumentacji gromadzonej w aktach osobowych. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

Zgodnie z projektem akta osobowe podzielone zostaną na 4, a nie 3 jak dotychczas, części:

  1. Część A obejmująca etap ubiegania się o zatrudnienie
  2. Część B obejmująca etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
  3. Część C to nowa wyodrębniona część, dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
  4. Część D obejmująca etap ustania stosunku pracy.

W części A akt osobowych przechowywanie będą oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie, takie jak:

  • kwestionariusz osobowy
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
  • świadectwa ukończenia szkoły potwierdzające zdobyte wykształcenie
  • orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

W części B akt osobowych (stanowiącej katalog otwarty) przechowywane będą oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, takie jak:

  • umowa o pracę
  • zakres obowiązków
  • dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
  • potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacjami o warunkach zatrudniania
  • zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
  • dokumenty dotyczące nagród i wyróżnień
  • dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich
  • dokumenty dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • umowa o zakazie konkurencji
  • wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
  • dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy
  • dokumenty dotyczące współdziałania pracodawcy z zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania.

Po zmianach możliwe będzie również dzielenie części B akt osobowych na mniejsze części, tak aby można w nich było przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie, np. część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B3 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami itd. W przypadku skorzystania z tej możliwości, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

W odrębną część C akt osobowych zostaną włączone dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary, po upływie określonego czasu. Wyodrębnienie tej części akt uzasadnione jest obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu Pracy lub wynikających z odrębnych przepisów.

W części D akt osobowych (stanowiącej katalog otwarty) przechowywane będą oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
  •  wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
  • kopia wydanego świadectwa pracy
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
  • dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia za pracę
  • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
  • skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Top